先日、個人面談をしている中で多くのメンバーからスケジュール管理が苦手という相談があった。

そこで私のスケジュール管理法を伝えましたが、その内容を書きたいと思います。

私の場合、向こう1ヶ月をフルに活用します。

仕事のタスクを書き出すと、大きく4つに分かれます。

緊急度が高く、重要度も高い

緊急度が高いが、重要度は低い

緊急度は低いが、重要度は高い

緊急度も、重要度も低い

これらの基準を元に、タスクを1ヶ月のスケジュールに満遍なく振り分けるのです。

ひとつの仕事の単位は短くて15分。それ以下の仕事はカテゴリで分類しましょう。

長いので2時間。それ以上は区切るのがお勧めです。

その時のコツは、１日の時間の中に最低1時間、出来れば2時間程度の空きを作っておく事です。

そうする事で、急な仕事に対応しながら予定業務をこなす事が出来ます。

また予定していた仕事が、予定時間内に終わらない場合も、余裕をもって作業をする事ができます。

新しい仕事が入らなかった場合は、翌日や先の仕事をその日に前倒しで済ませてしまいます。

これを「仕事を追う」といいます。

他には、企画などでその日どうしても気分が乗らない場合、他の日の仕事とさっさと入れかえます。

逆にすごくクリエイティブな気分のときは、逆に作業をやめて別の日に予定していた企画を先に進めることにします。

こうした仕事の工夫が出来ていないと、スケジュールは1週間分が真っ黒で、その先は空っぽという状態になります。

並列に並んだ仕事の山を眺めれば、誰でも「時間がない・・・」と嘆く事になるでしょう。

仕事の出来る人ほど時間に余裕が出来るのは、こうした工夫を繰り返す事で、任される範囲が増え、自ずと自由裁量の範囲が増えるのです。

時間管理、スケジュール管理は人生の基本。上手に活用したいものです。

最後にまとめますと

１、業務のたな卸しをする

２、その仕事を分類する

３、15分～2時間の単位で1ヶ月のスケジュールに登録する。

４、1日のうち、最低1時間は空き時間を作る。

５、運用しながら、仕事を前後させて効率を高める。

こうした管理をサポートするツールには、グループウェアなどのサービスを利用するかgoogleカレンダーなどの無料ツールを活用する事をお勧めします。

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エクスト社長　高畑欽哉の2008年度テーマ！

△１、時間の使い方に徹底的にこだわる。
△２、「神は細部に宿る」小さな事に徹底してこだわる。
△３、情熱、熱意を会社の細部にまで行き渡らせる。

目標100冊読破→現在45冊。

「マーケティングの教科書」重田修治

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