ケガの巧妙?!テレワークの利点、難点を実体験

ケガの巧妙?!テレワークの利点、難点を実体験

足の大怪我で貴重な気付き体験?!

先日、出張中に左足を大火傷。その後、足を引きずりながら各地を周り、出張を終えて帰宅した途端に激痛で立てなくなってしまいました・・・。そこから約2週間、どうしても外出が必要な仕事以外は自宅にてテレワークをしています。

私自身は経営者でもあり、中心業務が外にあるため、積極的にテレワークをすることはなかったのですが、ケガをしたことで初めて集中してテレワーク体験をしています。今回のコラムでは、その体験から気付いたことをお伝えしたいと思います。

やっぱり便利。時間の有効活用とはこの事

何と言っても通勤時間がゼロになる点においては素晴らしく便利です。朝食を済ませて歯を磨き着替えれば即仕事を開始できる。業務が終了すれば即プライベート時間に切り替わるのですから、この楽チンさは一度体験すると病みつきになります。

出社することで発生する相手主導のコミュニケーションや雑務からも解放されます。自分のやりたい業務だけに集中できる環境は、仕事をスムーズに進める上で必要な時間だと実感することができます。

昼食休憩が充実しました。会社にいる時は、コンビニで買ったサラダを食べながら普通に仕事していましたし、休憩という休憩を取らない事が普通でした。自宅で仕事をすると休憩時間のリラックス度が非常に高くなり、休憩後に仕事に戻った際も結構スッキリして午後の仕事に臨める気がします。

例外かもしれませんが、ケガや病気のことで周りに気を使わせなくて良いのも大きな利点かもしれません。どうしても出社しなければいけない時がありましたが、何をするのにも周りのメンバーが気を使ってくれて色々と助けてくれたのですが、ご迷惑お掛けしているなと感じてしまいます。子育て中のお母さんや病気の家族、介護など、プライベートで色々なことを抱えている人にとっては、とても助かる制度だと感じます。

デメリットも多い・・・。ハード、ソフトの両面に課題

実際やってみるとデメリットも非常に多いです。まず最初に感じたのは、自宅の環境が仕事に最適化されていないことです。一番大きなものは椅子です。自宅の椅子に一日座って仕事をしているとオフィスチェアの性能の高さに改めて驚かされます。とにかくお尻が痛いんです・・・。座布団を重ねたり、姿勢を変えたり、場所を変えたりするのですが、全く効果がありません・・・。そのうち腰も痛くなってきました。

次にデュアルディスプレイです。2画面の環境がない事がここまで生産性を下げるとは・・・。エクストでは、環境整備費として各自自由に備品を購入できるのですが、自宅用にディスプレイを購入したスタッフがいましたが、本当に必要な設備だと思います。

また書斎でもあれば別ですが、生活空間の中で仕事をするには相当の集中力が必要です。家の中には、テレビに雑誌、漫画におやつ、布団もあればソファもある。本来職場にはないものに囲まれている中で、逆に人の目はありません。この環境で仕事だけに集中するのは結構大変です。テレワークは得手、不得手が明確に出ると思います。

また、仕事とプライベートの切り分けがなくなってしまうデメリットもあります。会社では時間が来れば退社して終わりですが、家に仕事の環境があると、悪気もストレスもなく、普通に仕事をしてしまう事がありました。逆のケースでプライベートからなかなか仕事のモードに切り替わらない事も起こります。

またコミュニケーションは確実に不足します。久しぶりに会社に行くと、元気—??みたいなやりとりになってしまいます。それ自体は悪くないのですが、口語で伝えた方が良い内容が文章だと随分遠回りして伝えないといけなかったり、表情を見ているとケアできた事が出来なかったりと、直接的なコミュニケーションが減る事はやはり不便を感じる部分があります。

問題は解決できる

今回実体験して感じたことは、負の部分を解消する方法は結構あるということです。まずテレワーク=自宅ということでは決してありません。シェアオフィスやコワーキングスペースなどを働く場所として取り入れることで、環境面をクリアしながら仕事とプライベートを切り分けたり、テレビ会議などの積極活用で距離を超えたアナログ接点を取る事も可能です。また、出社とテレワークをバランスよく配分する事で、集中の場とコミュニティの場を両方活かす事もできるはずです。

今回のことを通して、改めて感じたエクストの職場環境の理想は、
「来ても来なくてもいいけど自然とみんなが集まる職場づくり」
だと思います。

自律したプロが集まっていれば、各自の判断で最適な環境を選択しながら成果もしっかり出す、そんな会社をきっと作れると思っています。

最後に、人材育成の課題は大きく残ります。特に入社間際や経験の浅い若手は、この環境では育ちにくいのが現実です。今後の課題としてより良いあり方を模索していきたいと思います。

なぜ電話受付を終了したのか?その想い

なぜ電話受付を終了したのか?その想い

なぜ電話受付を無くしたのか?

エクストでは創業時から電話対応をとても大切にしてきました。ファーストコールで受話器を取る、自社名と自分の名前をキチンと名乗ること、丁寧に応対することなどを心掛けてきました。質実剛健という理念に基づいた経営姿勢を表す上でIT事業者だからこそアナログの接点を大切にしようという想いも強かったと思います。

今回は、そんなエクストがなぜ電話受付を止めるに至ったのか?を赤裸々にお伝えしたいと思います。

1、生産性を下げる最大の要因は営業電話
日頃、電話応対をしない方々にとっては全く意識しない事だと思いますが、営業電話の件数は尋常ではありません。実際、エクストの過去半年間の着信履歴を分析してみると、実に60.4%が営業電話だったのです。エクストでは一度着信した営業電話は登録して受信しないようにしているので他社さんではもっと多いかもしれません。

電話を設置し、仕事の手を止めて、電話を受け、要件を聞き、嫌な想いをしながらしつこい勧誘をお断りする時間をコストに換算したら一体どれくらいの金額になるのか?そこでその時間を自社の商品サービスの品質向上に向ける決断をしたのが一つ目の理由です。

2、多様な働き方への対応
エクストでは、ここ数年、多様な働き方の実践に向けて様々な取り組みを実験してきました。そのうちの一つがテレワークです。テレワークの利点は、通勤退勤時の移動時間がゼロになる事で、時間を有効に使えることやラッシュによるストレスから解放される点です。また自分の仕事に集中できるため業務効率が高まる効果もあるでしょう。

実際エクストでは、週2回出勤で後はテレワークのエンジニアさんやスノーボードが趣味のご夫婦がニセコに移住しテレワークでSONR.の開発やWEBデザインのお仕事をしていたり、デザイナーが夫婦で沖縄に期限付き移住していたり、子育て中のスタッフが保育所の行事などに合わせてテレワークを活用しながら働いてくれていたりと多種多様な価値観を取り入れる事ができています。これが二つ目の理由です。

3、スタッフ間の業務の偏りへの対応
そうするとそれに伴って課題も出てきます。一つは、テレワークの増加によって事務所に人がいない日時が出てくる点です。もう一つは、出社するスタッフは電話受付は元より、郵便物の受け取りや来客対応、掃除などの整理整頓など、会社にいるからこそ発生する様々な雑務に対応しなければいけない点です。そこでテレワークの日をスタッフ同士で調整したりしながら工夫をしていましたが、テレワーク中心のスタッフと出社中心のスタッフではどうしてもこうした雑務の偏りが発生してしまいます。

エクストでは、総務・経理といった間接業務は可能な限りクラウド化し、できない部分はアウトソースしています。そのため専門にそれを行う部署がなく社内業務は全員で分担しながら進めています。そしてその多くの時間が電話受付によるものだったのです。このように電話応対のために発生する業務の偏りを解消するためというのが三つの目の理由です。

どのようにそれを実現したのか?

今回の決断でもっとも難しかったのはお客さまの利便性を損なう事です。自社側の視点から見れば合理的な事でもお客さまから見ればサービス低下と感じる部分が大いにあると思います。

そこで時間をかけて段階的に電話受付業務の改革を行なっていきました。そのステップを簡単にご紹介します。

1、電話システムの刷新
2016年9月より、テレワークに対応するためにクラウドPBXを導入しました。PBXとは電話の構内交換機の事です。複数電話の着信や内線電話などを利用するためにシステムフォンを導入している会社も多いと思いますが、クラウドPBXはそれをインターネット回線を通じて実現するサービスです。例えば、本社で着信した電話を内線通話として外にいるスタッフのスマホに転送したり、一つの拠点で東京、大阪などの複数拠点の電話番号を受信できたりします。テレワークの利用者が全国に増えてもローコストで電話回線網を構築する事ができるようになりました。

2、SONR.によるコミュニケーションを推進
次にお客さまとのやり取りはメールではなくクラウド型コミュニケーションツールSONR.で行うことを徹底しました。現在ではほぼ100%のお客さまとSONR.を通じてコミュニケーションを取っています。この事で細かなご要望を一つずつ効率的にお応えする仕組みが出来上がりました。結果として電話によるお問い合わせが激減しました。

3、時差出勤に伴う受付時間の短縮
2017年2月に時差出勤制度を導入しました。これは10時から16時をコアタイムとして自由に出勤できる制度です。7時に出勤すれば16時に退社、10時に出勤すれば19時に退社する事ができます。そのために、電話受付をコアタイムのみとしました。この事で電話受付時間を33%削減する事ができました。

4、ビジョンデイによる木曜日電話受付の終了
2018年8月より毎週木曜日をビジョンデイと定め、社内のミーティングや勉強会をすべてこの日に行うようにしました。それに伴い毎週木曜日は電話受付を終了しました。これでフルタイムの受付より50%ほど受付時間を短縮した計算になりました。

5、全日程の電話受付終了
2019年3月、電話受付を全面的に終了しました。

上記のように、電話からクラウドツールに少しずつ移行しながらお客さまに極力ご不便をお掛けしないように3回に分けて短縮を行なってきました。電話受付に対するご要望もまだまだあるとは思いますが、これを機にさらなるサービス向上に努めていきます。

なお、電話でのコミュニケーション自体を終了した訳ではありませんので、こちらからの折り返し電話やWEB会議などはこれまで通り行います。

この取り組みが生産性を向上させる上でどのような変化を生み出したかについては、このコラムで情報としてお届けしていきたいと思います。

ビジョン・ウィーク

ビジョン・ウィーク

ビジョンの体現

エクストでは「ITの力で働く人を幸せにする」というビジョンの元、OKR(目標と主な成果)を定め、それを達成するために毎週1回「ビジョン・デイ」を設けてコミュニケーション強化に努めています。

また働き方への挑戦として「リモートワーク・エクスペリエンス」制度で、内勤スタッフは全員複数回テレワークを実施する取り組みを進めています。他にも「時差出勤制度」で出社時間を朝7時〜10時の間は自由に出勤できるようにしたりと、色々なことに取り組んでいます。

そして今回、会社以外の場所に全員で行って仕事を体験するという「ビジョン・ウィーク」を開催しました。行き先は「沖縄・那覇」です。当日は那覇市内のコワーキングスペースをお借りして朝から通常業務を行いました。

コワーキングスペースとは、色々な会社や個人が集まって共同で利用するワークスペースのことです。各々、好きな席に座って自分の仕事を行います。私は書きそびれていた原稿を一気に仕上げたのですが、思った以上に集中できて、今後の働き方の選択肢として良い収穫がありました。

通常業務後は、カフェの2階を借りて社内コミュニケーションツール「SONR.」の未来会議を開催。いつもと違う場所、違う雰囲気でディスカッションすることでいつもと違った発想が生まれてくればと思い開催しました。AIやVRなど、少し先の未来について話せたのが良かったです。

私は、働く人にとって「自分たちが目指しているもの」と「実際の行動」が一致しているかはとても大切なものだと考えています。その小さな取り組みの積み重ねが人のモチベーションや成長に繋がっていく、そんな気持ちで様々な制度を実験しています。

会社に行くのが楽しい!そんな会社創りがしたい

そして、今回、SONR.エンジニアの一人が北海道のニセコに移住します。この夫婦は、奥さまがデザイナーで実は元エクストの社員さんです。ご主人はエンジニアとして活躍しており、フリーランスとしてSONR.の開発に関わってもらっています。元々、ご夫婦ともにスノーボード好きでいつかニセコに移住したいという想いがあったそうで、いよいよそれが実現するという訳です。

そして、エクストのデザイナーの一人も沖縄での就業を希望しています。もちろん「ぜひ!」ということで、これから沖縄就業を実行に移していきます。そのうち、オフィスというものが本当に不要になる日が来るかもしれません。

私の理想は日本各地、好きな場所で就業できるスペースを設けることです。もちろん自宅勤務も利点はありますが、ここに来たら自分の仕事が捗る、モチベーションが上がる、メンバーとのディスカッションが気持ちいい、成長できるなど、人が集まることに対する利点もしっかりある、しかも各地に、という状態が作れたら最高です。

なんと行っても「会社にいくのが楽しい!」と思ってもらえる環境づくりをすることが重要だと感じますし、それが私の仕事だと思っています。

テレワークやコワーキングスペースなどは働き方、働く場所の一つの選択肢に過ぎません。どんなに時代が変わろうとも、マネジメントの目的である「働く人を幸せにすること」という本質は変わりません。

より良い会社創りに向けてまっすぐに取り組んでいきたいですね。

テレワーク・エクスペリエンス

テレワーク・エクスペリエンス

8月からスタートした新3カ年ビジョンではOKRに取り組んでいます。

OKRとは、「Objective and Key Result (目標と主な結果)」という意味で、出来るかどうか50%/50%くらいの目標を掲げ、それを実現した時の結果を3つ程度設定する手法です。

そして、この3カ年で「働く人に選ばれるユニークブランド〜小さくてもキラリと光るこだわり企業〜」を目標に掲げました。またその時の主な結果として「サービス品質における高い評価(5選)」「300名以下の企業有償シェアTOP5」「働き方・サービスの注目企業」を目指します。

こうした3カ年ビジョンの達成に向けて今期も「ビジョン・デイ」「SONR.アイデアソン」「生産性アイデアソン」など、新たしい取り組みを次々とスタートしています。

その中の一つに「テレワーク・エクスペリエンス」があります。

これは上半期中に全社員さんがテレワークを体験するという取り組みです。これまでも一部の社員さんや病気や家庭の事情など止むを得ない場合にテレワークを行なっていましたが全員が体験することで、そこから何を感じたのか、どんなメリット、デメリットがあるのかを実感することが目的です。

現在、週1回程度、代わる代わるテレワークを体験していますが、早速反応が返ってきています。

一番多い声は「環境・設備」についてです。会社ではビジネスチェア、デュアル・ディスプレイやWi-fi環境、キーボードやマウス、その他の設備が整っています。しかし、自宅ではそれらが整っていません。会社と同じ生産性を発揮するためには、環境・設備面での充実は大きな課題です。

その中でも特に大きかったのは「椅子」。

多くの場合、長時間集中して作業をするための椅子は自宅にはありません。これは思っている以上に大きな課題です。当然、仕事に適したデスクもないことが多いので、固い椅子で、もしくはソファで仕事をすることになります。

次は「デュアル・ディスプレイ」です。

この仕事をしていて生産性を劇的に上昇させるものが「デュアル・ディスプレイ」です。参考資料と作業画面を別々に表示させることで、画面を行ったり来たりしていた作業がゼロになります。これがあるとないとでは、作業の質、スピード共に劇的に変わると思います。

後は、本人の向き、不向きやサポートしてくれる先輩や仲間の存在、人が集まることによる情報収集や人と関わることでのモチベーション向上など、集まることによるメリットが得られなくなります。

都市部での通勤のストレスや時間を有効に使えるテレワークは、多様な働き方を可能にするとても良い仕組みですが、双方の良さを引き出しながら最適な仕組みを作っていきたいですね。

ビジョン・デイ

ビジョン・デイ

エクストでは「ITの力で働く人を幸せにする」というビジョンを掲げてから、短い時間でより多くの成果をあげるためにはどうすれば良いか?の実践に取り組んで来ました。そこでクラウドサービスを活用した生産性向上やそれをベースにした新しい働き方を模索してきたおかげで、残業をしない働き方や超短時間会議、時差出勤制度(7時出勤で16時退社など)、電話受付時間の短縮(10時〜16時)、テレワークなど、一風変わった職場環境が出来上がってきました。

こうした成果は、生産性向上のために日々具体的な業務改善を積み重ねてきた創意工夫によって生まれてきたものです。そして、8月からスタートする3カ年方針ではOKR( Objective and Key Result 「目標と主な結果」)という手法を用いて、「働く人に選ばれるユニークブランド〜小さくてもキラリと光るこだわり企業〜」を目標に掲げ、高い業務品質と独自の文化で業界TOP5に数えられる企業に育てていきます。そして、スタートとなる新年度では「らしさ創り」を方針として掲げ、今まで以上にエクストらしさを追求していきます。

その一環としてスタートしたのが「ビジョン・デイ」。

「ビジョン・デイ」は、毎週木曜日13時〜16時の間、通常業務をストップして、ビジョン達成にまつわる全てのディスカッションを集中して行う取り組みです。約3時間の間で、「昼礼→掃除→案件MT→販売MT/技術MT→開発MT」などを、メンバーを変えながら30分単位で小刻みに行い、最後の1時間を使い週替わりで「SONR.アイデアソン」「方針進捗MT」「生産性アイデアソン」「社内勉強会」などを開催します。

※アイデアソンとは、アイデアとマラソンをくっつけた造語で、あるテーマに基づいて実行精度を問わず、とにかくアイデアを出しまくるというグループワークコンセプトの一つです。

なぜ「ビジョン・デイ」を行うのかですが、
第1の目的は、ビジョンの深堀や理念の浸透を加速させることです。自社の存在目的や使命と商品サービスを結びつけることで、仕事をよりやりがいのあるものにしていきます。

第2の目的は、アナログコミュニケーションの効率化の推進と効果性の追求です。電話や外出を控えて、全社員が集中して同じ時間を共有することで効率と効果を高めていきます。

第3の目的は、多様な働き方への対応と環境の創出です。今後、テレワークやリモートワークを積極的に取り入れていきますが、そうなるとどうしてもアナログ接点が減少していきます。そこで全員で同じ方向に向かっていく実感を得られる時間を作り出す必要があります。

そして2018年8月2日、第1回目の「ビジョン・デイ」が開催されました。

各チームに分かれて「今後の開発体制について」「プロモーションについて」などのディスカッションが行われ、次週までのアクションが決定。

最後はSONR.アイデアソンで、ボードを良くするためのアイデアを出しまくったのですが、これまでボヤッとしていた新機能のアイデアが一気に具体化されて、今後の機能進化に繋がりそうです。

今後は中小企業の生産性向上のためにそうした取り組みを再現可能な仕組みとしてパッケージングしたサービスを検討しています。エクストは「働く人に選ばれるユニークブランド」を目指して、様々な業務改革に率先して取り組んでいきます。また新しい取り組みや成果はこのコラムで随時ご紹介させていただきます。